Le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu sur les rémunérations des salariés sera effectif au 1er janvier 2019 et devra être appliqué par tous les employeurs de France, sans distinction d'effectif, de secteur (privé ou public) ni de chiffre d'affaire. Tous seront concernés par les enjeux de cette réforme et confrontés aux mêmes interrogations de leurs salariés.

Un mécanisme simple en apparence

Techniquement, la réforme s'annonce moins complexe à mettre en œuvre pour les employeurs qu'on aurait pu le craindre. En effet, ceux-ci recevront tous les mois un taux d'imposition communiqué par l'administration fiscale pour chacun de leurs salariés à travers le système de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ou du système PASRAU en cas d'absence de DSN au sein de l'entreprise au 1er janvier 2019.

Ce taux d'imposition, propre à chaque salarié, sera déterminé par l'administration fiscale et appliqué par les employeurs à compter de janvier 2019 après une phase de test qui devrait débuter vraisemblablement en septembre ou en octobre 2018. L'employeur appliquera ce taux à la rémunération nette imposable mensuelle de chaque salarié et déduira le montant d'impôt sur le revenu correspondant de la rémunération du mois. L'impôt sera ensuite prélevé sur un compte bancaire de l'entreprise par  l'administration fiscale le mois suivant. L'employeur ne pourra en aucun cas changer le taux communiqué par l'administration fiscale ou le montant d'impôt devant être prélevé.

Seul le contribuable pourra modifier en ligne son taux d'imposition selon des modalités définies par l'administration fiscale. Néanmoins, chaque salarié pourra choisir d'opter pour un taux différent de celui calculé par défaut par l'administration fiscale et aura donc le choix entre plusieurs taux (taux individualisé ou taux neutre par exemple). Lorsqu'une modification du taux sera effectuée en ligne par un contribuable, l'administration transmettra l'information à l'employeur dans un délai de un à trois mois.

L'anticipation sera la clé de la réussite

Le fait que les salariés devraient connaître leur taux de prélèvement à la source dès avril 2018 (lors de la déclaration en ligne des revenus de l'année 2017) ainsi que le fait qu'une modification de ce taux soit possible immédiatement devrait apporter son lot de questions auprès de l'employeur. En effet et bien que l'administration fiscale soit l'unique interlocuteur du salarié, il est à prévoir que les salariés se tourneront naturellement vers les services Ressources Humaines, Paye ou Finance de leurs entreprises puisque ces services sont leurs interlocuteurs au quotidien sur les sujets qui touchent à leur rémunération.

C'est pourquoi les sociétés doivent dès maintenant entreprendre la formation de leurs équipes en interne afin de les préparer à l'afflux de questions des salariés concernant le prélèvement à la source. Une fois les aspects techniques de la réforme maîtrisés et les enjeux appréhendés, l'entreprise sera en mesure de communiquer efficacement auprès de ses salariés.

La communication, un enjeu majeur de la réforme

Au-delà de l'aspect technique, un enjeu majeur de la mise en place de la réforme au sein de l'entreprise sera donc la communication auprès des salariés, et cela dès avril 2018. Une bonne communication adaptée à chaque catégorie de salarié que compte l'entreprise devrait permettre d'éviter un engorgement des services internes à partir d'avril 2018 et jusqu'en 2019.

Cette communication à destination des  salariés de la société implique l'identification des populations qui composent ses effectifs, un calendrier adapté aux échéances à venir et un mode de communication et de diffusion de l'information en adéquation avec les attentes de ces populations, avec leur localisation et avec leur niveau d'accès à l'information en question.

Bien que n'agissant qu'en qualité d'intermédiaire, l'employeur sera en première ligne de cette réforme qui impactera fortement les contribuables dans leur rapport à la gestion de leur trésorerie. Outre les questions légitimes des salariés concernant le calcul de leur salaire net imposable, le taux appliqué, les régularisations d'impôt sur le revenu, la prise en comptes des réductions et crédits d'impôt, l'employeur de son côté devra s'intéresser aux impacts de l'année blanche qui a déjà débuté, à la gestion des contrats courts et contrats à durée limité, aux populations en situation de mobilité internationale, etc.

Autant  de problématiques qu'il convient d'appréhender dès que possible afin d'être prêt le 1er janvier 2019 à passer sereinement le cap de ce nouveau mode de prélèvement de l'impôt sur le revenu.

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Fabrice Lebech - EY Société d'Avocats - Directeur Associé - People Advisory Services (Marseille) - Xavier Brun - EY Société d'Avocats - Avocat - Directeur de Mission Senior - People Advisory Services (Marseille) - Géraldine Garcin-Peiffert - EY Société d'Avocats - Avocat - Directeur de Mission Senior - Tax (Nice)